Werte Kollegen,
gerade haben wir mal wieder einen aktuellen Fall, dass bei einem Kunden eine Betriebsprüfung stattfindet.
Der Prüfer hätte gerne die Belege (Angebot, Rechnung und Gutschriften) für einen Zeitraum X.
Nun steht die Frage im Raum : Wie stellt man dem Prüfer genau die Dokumente zur Verfügung, die er angefordert hat?
Geht man über das PDF-Verzeichnis, findet man die Beleg-PDF nur nach Erstellungsdatum, aber nicht nach Belegdatum.
Ein Menüpunkt, in dem man die PDF-Dokumente in einem Zug exportieren kann, gibt es unseres Wissens nach ebenfalls nicht.
Ein Nachdruck ist ebenfalls ein Problem, da ja bereits übernommene Belege nicht mehr im System vorhanden sind.
Gibt es hier von GDI überhaupt eine fertige Lösung und wenn nicht, wie habt Ihr das bisher gelöst?
Vielleicht stehe ich auch gerade mal wieder ein wenig auf dem Schlauch, aber mir ist aktuell keine adäquate Lösung bekannt.
Vielen Dank im Voraus für Eure Lösungsansätze.
Kommt gut durch die Woche und bleibt kühl im Kopf.
Viele Grüße
Ronald
Hallo Ronald,
wie meinst Du das denn "übernommene Belege nicht mehr im System“?
Nicht mal mehr Datensätze in Beleg/Belegpos?
Stefan
Hallo Ronald,
ich stand bei meiner Antwort gestern etwas auf dem Schlauch.
Wenn Du immerhin die PDF auf Platte hast, könntest Du die Archivtabelle bemühen und dort die benötigten Daten auslesen und damit auch den Dateinamen der PDF ermitteln. Mühselig...
Hallo Ronald,
ich schließe mich Stefan an. Wenn du es konkret nach Datum selektieren möchtest bleibt der Weg über das Archiv. Wir exportieren nach jedem Geschäftsjahr, die PDF aller Belege auf einen Stick und legen den ganz langweilig ab. Wenn ein Prüfer kommt und Belege haben will, dann bekommt er die Sticks der entsprechenden Jahre und kann sich alles ansehen, was er sehen möchte.
Beste Grüße
Ralph
Hallo Roland,
teste mal folgende SQL auf der GDI$DB02:
Select Jahr, Cast(SUBSTRING(A.Referenz from 7 for 30) as VarChar(30)) as BELEGID,
Max((Select DISTINCT CreateDatum from Archivdaten B where B.SatzUUID=A.SatzUUID)) as Erstellt,
Max((Select DISTINCT Betreff from Archivdaten B where B.SatzUUID=A.SatzUUID)) as PDF_Filename,
Max((Select DISTINCT SatzUUID from Archivdaten B where B.SatzUUID=A.SatzUUID)) as SatzUUID,
Max((Select DISTINCT DATEN from Archivdaten B where B.SatzUUID=A.SatzUUID)) as Daten,
count(*) as Anz
From ARCHIVDATEN A
where
trim(Referenz) similar to 'BELEG\|V(AN|RE|GU)_+' escape '\'
and KZSYSTEM='1'
and FILEEXT='PDF'
and createdatum between '01.01.2024 00:00' and '31.12.2024 23:59'
group by 1,2
Order By 4
die Ergebnistabelle enthält alle Verkaufsbelege AN, GU, RE (kannst Du ja in der "similar to" Anweisung) anpassen und zwar jeweils den letzten Ausdruck mit PDF-Name und dem PDF (im Blob-Feld Daten).
In einem kleinen Script lassen sich diese dann in ein entsprechendes Verzeichnis als PDF abspeichern.
Gruß Jens
eventuell noch
createdatum between '01.01.2024 00:00' and '31.12.2024 23:59'
durch
Jahr=2024 ersetzen
dann kommen auch in anderen Jahren nachgedruckte Belege
@stefan-happ Hallo Stefan,
vielen Dank für Deine Rückmeldung. Der Gedanke dahinter war, so wie es auch der Prüfer erwartet hat, alle Angebote, Rechnungen und Gutschriften für das erste halbe Jahr in 2024. Wenn man nun so, wie es die GDI vorgibt, mit der Warenwirtschaft arbeitet, werden ja die Angebote in Aufträge, die Aufträge in Lieferscheine und die Lieferscheine in Rechnungen übernommen. Somit hat man, zum Stand jetzt, nicht mehr die Angebote aus 2024 (also zumindest nicht in den Tabelle Beleg/Belegpos)
Das bedeutet jetzt also allen ernstes, dass ich für den Kunden eine eigene Lösung erstellen muss, die wie auch immer, über die Archivtabelle läuft und dann die passenden PDFs raussucht? Das kann doch nicht der Ernst von GDI sein?
Aber gut, dann bedeutet es aber dennoch wieder einmal, Business as usual.. Machs mal wieder selbst.
Vielen Dank nochmal. Irgendwie hatte ich gehofft, eine andere Antwort zu erhalten doch Du hast mich wieder auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt.
Beste Grüße
Ronald
@banzhafphoenix-koeln Hallo Jens,
ich weiß gar nicht, was ich sagen soll. Vielen lieben Dank. Werde ich sofort mal testen. Ich stand da jetzt echt auf dem Schlauch.
Aber mal ganz ehrlich.. muss es jetzt wieder sein, dass wir uns als Händler, solche Lösungen selbst erstellen müssen?
Wie auch immer.. ich werde testen und sag schon mal ganz lieben Dank. Das hilft mir wirklich sehr weiter.
Beste Grüße
Ronald